Kế Toán Chi Phí Đường Bộ: Quy Định Mới Nhất Và Hướng Dẫn Hạch Toán Từ A – Z

Hoc ke toan thuc hanh o thanh hoa

Đối với các doanh nghiệp sở hữu xe ô tô làm tài sản cố định, phí sử dụng đường bộ là một trong những khoản chi phí phát sinh định kỳ và thường xuyên. Đặc biệt tại các đơn vị kinh doanh vận tải, logistics hay chuyển phát nhanh, khoản chi này chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ trong tổng chi phí vận hành.

Vậy bản chất của phí sử dụng đường bộ là gì? Làm sao để hạch toán khoản phí này chuẩn chỉnh theo quy định và tối ưu thuế cho doanh nghiệp? Hãy cùng ATC tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về phí sử dụng đường bộ doanh nghiệp cần biết

1.1. Phí sử dụng đường bộ là gì?

Phí đường bộ (hay còn gọi là phí bảo trì đường bộ) là khoản phí mà chủ phương tiện giao thông phải nộp bắt buộc nhằm mục đích bảo trì, nâng cấp và duy trì chất lượng hệ thống đường bộ quốc gia.

⚠️ Lưu ý phân biệt: Rất nhiều người nhầm lẫn giữa Phí bảo trì đường bộ và Phí cầu đường (BOT).

• Phí bảo trì đường bộ: Nộp định kỳ theo năm/tháng khi đi đăng kiểm để bảo dưỡng đường xá nói chung.
• Phí cầu đường: Nộp trực tiếp tại các trạm thu phí BOT nhằm hoàn vốn cho chủ đầu tư của cung đường, đoạn cầu cụ thể đó.

1.2. Đối tượng chịu phí và trường hợp miễn giảm

Căn cứ theo quy định pháp luật mới nhất tại Nghị định 364/2025/NĐ-CP, các loại xe ô tô đã được cấp chứng nhận đăng ký, gắn biển số và có Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật đều thuộc đối tượng phải chịu phí sử dụng đường bộ.

• Trường hợp chưa thu phí: Xe ô tô mang biển số nước ngoài được cơ quan thẩm quyền cho phép tạm nhập, tái xuất có thời hạn.
• Các trường hợp được miễn phí hoàn toàn: Xe cứu thương, xe chữa cháy, xe chuyên dùng phục vụ tang lễ, xe phục vụ quốc phòng và xe của các đơn vị thuộc hệ thống Công an nhân dân.

• 

Kết luận: Toàn bộ xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (không thuộc diện ưu tiên trên) đều bắt buộc phải nộp khoản phí này.

1.3. Biểu mức thu phí sử dụng đường bộ mới nhất

Dưới đây là mức thu phí áp dụng cho các dòng xe phổ biến của doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 364/2025/NĐ-CP:

(Doanh nghiệp lưu ý cung cấp phù hiệu hoặc giấy tờ chứng minh xe được hưởng chính sách trợ giá cho cơ sở đăng kiểm để được áp dụng mức phí ưu đãi).

1.4. Phương thức tính và hình thức nộp phí

• Cách tính phí lũy tiến giảm dần: Thời gian tính phí dựa trên chu kỳ đăng kiểm. Đặc biệt, mức thu phí của năm thứ 2 (từ tháng 13 – 24) chỉ bằng 92% mức quy định; năm thứ 3 (từ tháng 25 – 36) chỉ bằng 85% mức quy định.
• Truy thu chu kỳ trước: Nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ phí của chu kỳ cũ thì phải nộp bổ sung theo công thức:

• Hình thức thanh toán: Nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản không dùng tiền mặt. Đơn vị thu phí có trách nhiệm cấp biên lai thu phí hợp pháp cho doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán phí sử dụng đường bộ

2.1. Bản chất kế toán của phí đường bộ

Trước khi đặt bút toán, kế toán cần nắm vững 3 đặc điểm cốt lõi sau:

1. Bản chất trả trước: Phí đường bộ được nộp trước cho một khoảng thời gian sử dụng trong tương lai (1 năm, 2 năm hoặc 3 năm).
2. Chứng từ đi kèm: Khi nộp tiền, doanh nghiệp nhận được Biên lai thu phí chứ không phải Hóa đơn GTGT. Vì vậy, khoản này không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ.
3. Tính hợp lý: Đây là khoản chi phí hợp pháp và được trừ hoàn toàn khi tính thuế TNDN nếu có đủ chứng từ.

2.2. Quy trình hạch toán tài khoản

Vì phí đường bộ nộp một lần cho nhiều kỳ, kế toán cần treo qua TK 242 (Chi phí trả trước) và phân bổ dần vào chi phí bộ phận sử dụng xe tương ứng:

• Xe dùng cho bộ phận quản lý  TK 642
• Xe dùng cho bộ phận bán hàng, giao hàng  TK 641
• Xe dùng cho hoạt động vận tải, sản xuất  TK 627 hoặc TK 623

📌 Bút toán 1: Khi nộp tiền phát sinh chi phí trả trước

Căn cứ vào biên lai thu phí và chứng từ chi tiền, kế toán ghi:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

📌 Bút toán 2: Định kỳ phân bổ vào chi phí trong kỳ (Hàng tháng/Hàng quý)

Kế toán tính toán mức phân bổ tương ứng với thời gian và ghi nhận:

• Nợ TK 627, 641, 642… – Chi phí sản xuất kinh doanh (tùy bộ phận sử dụng xe)

• Có TK 242 – Chi phí trả trước

2.3. Trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính (BCTC)

• Nếu số dư nằm trên TK 242: Tùy vào thời gian phân bổ còn lại mà trình bày vào chỉ tiêu Chi phí trả trước ngắn hạn (Mã số 151) (dưới 12 tháng) hoặc Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 152) (trên 12 tháng) trên Bảng cân đối kế toán.
• Nếu đã phân bổ vào chi phí trong kỳ (TK 641, 642…): Khoản này sẽ được ghi nhận tương ứng tại chỉ tiêu Chi phí bán hàng (Mã số 25) hoặc Chi phí quản lý doanh nghiệp (Mã số 26) trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Hiểu rõ bản chất và áp dụng đúng quy định hạch toán phí sử dụng đường bộ không chỉ giúp bộ máy kế toán vận hành trơn tru mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế. Đừng quên theo dõi ATC để cập nhật thêm nhiều kiến thức kế toán – tài chính chuyên sâu và hữu ích mỗi ngày!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tâm dạy kế toán thuế tại Thanh Hóa

Địa chỉ tạo kế toán ở Thanh Hóa