Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm năm 2026 như thế nào?

Trung tâm kế toán tại thanh hóa

Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm là nghiệp vụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ các khoản chi phát sinh trong quá trình bảo hành hàng hóa cho khách hàng.

Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng nắm rõ cách định khoản và xử lý đúng theo quy định hiện hành.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm năm 2026 cùng những lưu ý cần biết để thực hiện chính xác và hiệu quả.

1. Chi phí bảo hành sản phẩm là gì?

1.1 Khái niệm chi phí bảo hành sản phẩm

Bảo hành sản phẩm được xem là một hoạt động hậu mãi, trong đó bên bán chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc khắc phục những hư hỏng của sản phẩm trong những trường hợp nhất định, theo thời hạn đã quy định rõ trong hợp đồng mua bán và quy chế bán hàng.

Chi phí bảo hành sản phẩm chính là khoản chi mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện các công việc liên quan đến bảo hành sản phẩm cho khách hàng.

1.2 Bảo hành công trình xây dựng là gì?

Bảo hành công trình xây dựng là cam kết của nhà thầu về trách nhiệm sửa chữa và khắc phục các hư hỏng, khiếm khuyết phát sinh trong quá trình sử dụng công trình xây dựng, trong một khoảng thời gian nhất định.

Công trình xây dựng là dự án thực hiện các hoạt động xây dựng, cải tạo, sửa chữa hoặc bảo trì nhằm tạo ra công trình hạ tầng, công trình dân dụng, công nghiệp, và các loại công trình khác. Vậy quy định về bảo hành công trình xây dựng như thế nào?

Theo khoản 17 Điều 2 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, quy định về bảo hành công trình xây dựng được quy định như sau:

“Điều 2. Giải thích từ ngữ

…
17. Bảo hành công trình xây dựng là sự cam kết của nhà thầu về trách nhiệm khắc phục, sửa chữa trong một thời gian nhất định các hư hỏng, khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng công trình xây dựng.”

Như vậy, bảo hành công trình xây dựng đảm bảo rằng các vấn đề phát sinh sau khi hoàn thành sẽ được khắc phục kịp thời, bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư và góp phần vào sự thành công lâu dài của dự án.

2. Các loại dự phòng chi phí bảo hành sản phẩm doanh nghiệp

Việc lập dự phòng chi phí bảo hành sản phẩm giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo quyền lợi khách hàng và tuân thủ quy định kế toán. Bài viết này sẽ giới thiệu các loại dự phòng bảo hành phổ biến và cách hạch toán tương ứng.

Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả bao gồm 4 tài khoản cấp 2 cụ thể:

• TK 3521 – Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa: Sử dụng để phản ánh số dư dự phòng bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ.
• TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: Dùng để ghi nhận dự phòng bảo hành đối với các công trình, hạng mục xây dựng đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ.
• TK 3523 – Dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp: Phản ánh các khoản dự phòng phục vụ hoạt động tái cơ cấu doanh nghiệp, bao gồm chi phí di dời cơ sở kinh doanh, hỗ trợ người lao động, hoặc các chi phí liên quan khác.
• TK 3524 – Dự phòng phải trả khác: Ghi nhận các khoản dự phòng theo quy định pháp luật ngoài các khoản đã nêu, như chi phí hoàn nguyên môi trường, thu dọn, khôi phục và hoàn trả mặt bằng, trợ cấp thôi việc theo Luật Lao động, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ tài sản cố định, v.v.

Lưu ý:

Khi lập các khoản dự phòng phải trả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Các khoản dự phòng chung được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Khoản dự phòng liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa được hạch toán vào chi phí bán hàng.
• Khoản dự phòng đối với bảo hành công trình xây lắp được phản ánh trong chi phí sản xuất chung.
• Dự phòng phải trả được lập tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Nếu số dự phòng cần lập trong kỳ kế toán hiện tại lớn hơn số dự phòng còn lại từ kỳ trước chưa sử dụng, phần chênh lệch được ghi tăng vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ hiện tại. Ngược lại, nếu số dự phòng trong kỳ nhỏ hơn số dự phòng cũ chưa sử dụng, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập, giảm chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ.
• Riêng đối với dự phòng bảo hành công trình xây lắp, khoản dự phòng này được lập cho từng công trình cụ thể vào cuối kỳ kế toán giữa niên độ hoặc cuối năm. Trong trường hợp số dự phòng đã lập lớn hơn chi phí thực tế phát sinh, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập vào TK 711 – Thu nhập khác.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

3. Cách hạch toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Cách hạch toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động ghi nhận và phân bổ chi phí liên quan đến hoạt động bảo hành. Việc hạch toán đúng quy định không chỉ đảm bảo tính minh bạch tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật hiện hành.

3.1 Trường hợp doanh nghiệp bán hàng kèm giấy bảo hành

Nếu doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa cho khách kèm cam kết bảo hành để khắc phục hỏng hóc phát sinh do lỗi kỹ thuật trong thời hạn bảo hành, thì cần ước tính chi phí bảo hành dựa trên số lượng sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.

• Khi trích lập dự phòng chi phí bảo hành cho hàng hóa, sản phẩm đã bán, hạch toán:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3521).

3.2 Khi phát sinh chi phí bảo hành thực tế

Chi phí này có thể bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ thuê ngoài,… và được xử lý theo từng tình huống:

Trường hợp không có bộ phận bảo hành riêng:

• Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bảo hành:
  • Nợ các TK 621, 622, 627,…
    Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành đã phát sinh:
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
    Có các TK 621, 622, 627,…
• Khi hoàn thành sửa chữa, bàn giao cho khách hàng:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (phần dự phòng thiếu)
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Trường hợp có bộ phận bảo hành độc lập:

• Khi xác định khoản phải trả cho bộ phận bảo hành sau khi hoàn thành sửa chữa, bàn giao sản phẩm, hàng hóa, công trình cho khách hàng, hạch toán:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (phần chênh lệch dự phòng nhỏ hơn chi phí thực tế
  • Có TK 336 – Phải trả nội bộ.

1. Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại dự phòng bảo hành:

• Nếu mức dự phòng cần trích kỳ này lớn hơn số dự phòng kỳ trước chưa sử dụng hết, thì khoản chênh lệch được ghi tăng chi phí:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3521).
• Nếu mức dự phòng cần trích kỳ này nhỏ hơn số dự phòng kỳ trước chưa sử dụng hết, thì phần chênh lệch phải hoàn nhập, ghi giảm chi phí:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

4. Cách hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Cách hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động ghi nhận chi phí dự kiến phát sinh sau khi bàn giao công trình. Việc hạch toán đúng quy định không chỉ đảm bảo minh bạch tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu quản trị chi phí và nâng cao uy tín trong lĩnh vực xây dựng.

Trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Việc lập dự phòng được thực hiện riêng cho từng công trình hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ. Khi xác định khoản dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành, hạch toán:

• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522).

Hạch toán khi phát sinh chi phí liên quan đến dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thực hiện bảo hành:

• Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài,… hạch toán:
  • Nợ các TK 621, 622, 627,…
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế đã phát sinh:
  • Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
  • Có các TK 621, 622, 627,…
• Khi hoàn thành việc bảo hành và bàn giao lại cho khách hàng, ghi nhận:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu chi phí thực tế vượt số dự phòng đã trích)
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Trường hợp thuê đơn vị trực thuộc hoặc bên ngoài bảo hành:

• Khi phát sinh chi phí bảo hành:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chênh lệch chi phí thực tế lớn hơn dự phòng)
  • Có các TK 331, 336,…

Hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Khi hết thời hạn bảo hành, nếu công trình không phát sinh chi phí bảo hành hoặc số dự phòng đã lập cao hơn chi phí thực tế, khoản chênh lệch phải được hoàn nhập:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
• Có TK 711 – Thu nhập khác.

Việc hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm đúng quy định giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí, kết quả kinh doanh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về kế toán, thuế.

Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ cách định khoản và áp dụng đúng trong từng trường hợp thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại doanh nghiệp.

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Dia chi kế toan uy tin tai Thanh Hoa

Dia chi ke toan uy tin o Thanh Hoa