Cách Xử Lý Hàng Hóa Hết Hạn Sử Dụng, Hư Hỏng Mới Nhất:

Hoc ke toan thuc te tai thanh hoa

Trong quá trình quản lý kho và hoạt động sản xuất kinh doanh, việc phát sinh hàng hóa hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc lỗi thời là rủi ro khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu kế toán không nắm rõ quy định pháp lý mới nhất, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc bị truy thu thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình xử lý hàng tồn kho hư hỏng, bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ, quy định khấu trừ thuế GTGT và các bút toán hạch toán kế toán chi tiết nhất.

1. Chi Phí Hủy Hàng Hóa Hư Hỏng, Hết Hạn Có Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý Khi Tính Thuế TNDN?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ đối với giá trị hàng hóa bị hủy và các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động hủy hàng.

Các trường hợp hàng hóa hư hỏng, tiêu hủy được chấp nhận là chi phí hợp lý:

• Hàng hóa hư hỏng do biến đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.
• Hàng hóa bị lạc hậu mốt, lỗi thời kỹ thuật, không còn giá trị sử dụng.
• Hàng hết hạn sử dụng (out of date) hoặc không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
• Nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng cần tiêu hủy.
• Tài sản cố định bị hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng.

💡 Giá trị chi phí được trừ bao gồm:

• Giá trị hàng hóa tiêu hủy tính theo giá vốn (sau khi trừ đi phần đã trích lập dự phòng theo quy định).
• Chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu hủy.
• Các hóa đơn, chứng từ phát sinh từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Bộ Hồ Sơ Chuẩn Pháp Lý Để Thuế Chấp Nhận Chi Phí Hủy Hàng

Để chi phí hủy hàng được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC:

2. Thuế GTGT Đầu Vào Của Hàng Hóa Bị Hư Hỏng, Tổn Thất Có Được Khấu Trừ Không?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế Giá trị gia tăng:

1. Trường hợp tổn thất không được bồi thường: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào bị tổn thất không được bồi thường (hoặc hàng hóa hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển) vẫn được khấu trừ toàn bộ. Doanh nghiệp cần lập đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh.
2. Trường hợp có định mức hao hụt:
   • Phần hao hụt trong định mức: Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
   • Phần hao hụt vượt định mức: Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Hướng Dẫn Cách Hạch Toán Hàng Hóa Hết Hạn Sử Dụng, Hư Hỏng (Theo TT 99/2025/TT-BTC)

Tùy thuộc vào nguyên nhân phát sinh và quyết định xử lý, kế toán thực hiện các bút toán hạch toán tương ứng:

3.1. Hàng hóa hao hụt, hỏng hóc tính ngay vào Giá vốn hàng bán

Đối với phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát hoặc nguyên vật liệu vượt mức bình thường:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có TK 621, 152, 153, 155, 156 – Giá trị hàng hóa, vật tư bị hao hụt, hủy bỏ

3.2. Hàng hóa hư hỏng chờ xác định nguyên nhân xử lý

• Khi phát sinh thiếu/hỏng chưa rõ nguyên nhân:
  • Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
  • Có các TK 152, 153, 155, 156
• Khi có quyết định xử lý từ Hội đồng:
  • Nợ TK 111, 112 (Nếu cá nhân/tổ chức vi phạm nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 1388 (Số phải thu bồi thường khác)
  • Nợ TK 334 (Trừ vào lương của người lao động gây thiệt hại)
  • Nợ TK 632 (Phần giá trị hao hụt còn lại tính vào giá vốn)
  • Nợ TK 811 (Nếu là phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu)
  • Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

3.3. Xử lý bù đắp từ Quỹ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 229)

Nếu doanh nghiệp đã trích lập dự phòng cho số hàng hóa, vật tư hư hỏng này:

• Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (Phần được bù đắp bằng quỹ dự phòng)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Số tổn thất chênh lệch cao hơn khoản dự phòng)
• Có các TK 152, 153, 155, 156

4. Tóm Tắt Quy Trình Chuẩn Bị Cho Kế Toán Doanh Nghiệp

Để đảm bảo tối ưu chi phí thuế TNDN và tránh rủi ro pháp lý khi kiểm tra thuế, kế toán nên tuân thủ 3 bước cốt lõi:

1. Kiểm kê định kỳ: Chủ động phát hiện hàng cận date, hỏng hóc để có phương án xử lý sớm.
2. Hoàn thiện hồ sơ: Lập đầy đủ Quyết định, Biên bản kiểm kê và Quyết định của Hội đồng tiêu hủy theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
3. Hạch toán chuẩn xác: Áp dụng đúng tài khoản (TK 632, TK 229) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Tóm lại, xử lý hàng tồn kho hư hỏng hay hết hạn sẽ không còn là nỗi lo nếu kế toán chủ động nắm vững chính sách thuế và quy trình hạch toán. Hãy luôn kiểm tra định kỳ và lập hồ sơ chặt chẽ ngay từ khi phát sinh hàng tổn thất để bảo vệ tối đa quyền lợi chi phí cho doanh nghiệp.

Chúc các bạn kế toán xử lý chứng từ thành công và quản lý kho hiệu quả! Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy nhấn Chia sẻ cho đồng nghiệp cùng tham khảo nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Dia chi ke toan tai Thanh Hoa

Nơi học kế toán tổng hợp ở Thanh Hóa