Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn đúng quy định mới nhất

Học kế toán thực tế tại thanh hóa

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh nhưng lại không có hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu xử lý không đúng, những khoản chi này rất dễ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Vậy chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý không? Điều kiện để được chấp nhận là gì? Kế toán cần hạch toán như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý (hay chi phí được trừ khi tính thuế TNDN) là những khoản chi thực tế phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép.

Nói cách khác, nếu khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ chứng minh hợp lệ thì doanh nghiệp được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý

• Trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí thì vẫn được tạm tính vào chi phí được trừ.
• Nếu sau đó doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thay vì chuyển khoản theo quy định thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán.

2. Chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ không?

Câu trả lời là Có, nhưng không phải mọi trường hợp đều được chấp nhận.

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, một số khoản chi không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đúng điều kiện và có đầy đủ chứng từ thay thế.

Các trường hợp phổ biến gồm:

• Mua nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc người đánh bắt.
• Mua sản phẩm thủ công được làm từ nguyên liệu tự nhiên như tre, nứa, mây, cói, lá, rơm, vỏ dừa…
• Mua đất, đá, cát, sỏi do cá nhân trực tiếp khai thác.
• Mua phế liệu từ người thu gom.
• Mua tài sản hoặc thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh.
• Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng phải xuất hóa đơn theo quy định.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn nhưng phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.

3. Hồ sơ cần có khi mua hàng không có hóa đơn

Để khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu có).
• Chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo thỏa thuận.
• Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ.
• Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 01/TNDN.
• Các chứng từ khác chứng minh giao dịch phát sinh thực tế (nếu có).

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký bảng kê phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của toàn bộ nội dung kê khai.

Một số lưu ý quan trọng

• Đối với các khoản chi thuộc diện được lập bảng kê, doanh nghiệp không bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả khi giá trị giao dịch trên 20 triệu đồng.
• Nếu giá mua trên bảng kê cao bất thường so với giá thị trường, cơ quan thuế có quyền xác định lại mức chi phí được trừ.

4. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi không có hóa đơn

Trong thực tế, việc xử lý sẽ phụ thuộc vào đối tượng bán hàng.

Trường hợp mua từ cá nhân không kinh doanh

Khi mua hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản giao nhận.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN.

Nếu hồ sơ đầy đủ và khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn được ghi nhận vào chi phí hợp lý.

Trường hợp mua từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh

Doanh thu dưới ngưỡng phải xuất hóa đơn

Nếu hộ hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện không phải xuất hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp cần lưu:

• Hợp đồng mua bán.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản giao nhận.
• Bảng kê Mẫu 01/TNDN.

Doanh thu thuộc diện phải xuất hóa đơn

Nếu bên bán thuộc diện phải xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cần có:

• Hợp đồng mua bán.
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ.
• Hóa đơn hợp lệ.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo quy định.

Trong trường hợp này, nếu không có hóa đơn thì khoản chi rất dễ bị loại khi quyết toán thuế.

5. Hạch toán chi phí không có hóa đơn vào tài khoản nào?

Tùy theo nội dung nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ sử dụng các tài khoản phù hợp.

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Áp dụng khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và có đầy đủ chứng từ thay thế theo quy định.

TK 156 – Hàng hóa

Dùng để ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào phục vụ hoạt động thương mại.

TK 111 – Tiền mặt

Sử dụng khi doanh nghiệp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho người bán.

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Áp dụng đối với các khoản thanh toán qua ngân hàng.

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Được sử dụng để phản ánh các khoản chi quản lý đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí trong kỳ.

TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Chỉ được hạch toán khi khoản thuế GTGT đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.

TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Sử dụng để phản ánh các khoản nghĩa vụ tài chính phát sinh hoặc các khoản phải trả liên quan đến giao dịch.

6. Cách xử lý chi phí không có hóa đơn theo từng trường hợp

Mua hàng từ cá nhân không kinh doanh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản giao nhận.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN.

Đây là căn cứ để ghi nhận chi phí và giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Mua hàng từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh

Trường hợp doanh thu chưa thuộc diện phải xuất hóa đơn

Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng mua bán.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản bàn giao.
• Bảng kê Mẫu 01/TNDN.

Trường hợp thuộc diện phải xuất hóa đơn

Doanh nghiệp cần yêu cầu bên bán cung cấp đầy đủ:

• Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử.
• Hợp đồng mua bán.
• Biên bản bàn giao.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Nếu thiếu hóa đơn trong trường hợp này, doanh nghiệp có nguy cơ không được tính khoản chi vào chi phí được trừ.

Kết luận

Việc hạch toán chi phí không có hóa đơn đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các quy định về thuế và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch. Không phải mọi khoản chi không có hóa đơn đều bị loại, nhưng doanh nghiệp cần xác định đúng từng trường hợp và lưu trữ đầy đủ chứng từ thay thế.

Thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp:

• Được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
• Tránh các khoản truy thu và xử phạt không đáng có.
• Đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch và đúng quy định pháp luật.

Vì vậy, ngay từ khi phát sinh giao dịch, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để việc hạch toán và quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, an toàn.

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tam hoc kế toan cap toc tai Thanh Hoa

Lớp đào tạo kế toán thực hành ở Thanh Hóa