Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử – GTGT

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT – những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn. Các nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn – nội dung không nhất thiết phải có trên hóa đơn theo quy định:

1. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn gồm:

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

a) Tên loại hóa đơn.
– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN)

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
– Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: Công ty kế toán ATC thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2017 với số lượng hóa đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2017, Cty chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2018, cty được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên.
Trường hợp Cty không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định

c) Tên liên hóa đơn.
– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

d) Số thứ tự hóa đơn.
– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

i) Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
– Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
– Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

2. Hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc gồm:

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư 39

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
– Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

– Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

(Những quy định trên được quy định tại Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Số tài khoản là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn:
– Căn cứ quy định trên, hóa đơn do Công ty khởi tạo phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu trên. Tiêu thức “số tài khoản” là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn do đó Công ty có thể khởi tạo hoặc không khởi tạo.

Thủ trưởng đơn vị là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn:
– Căn cứ quy định trên, hóa đơn do Cung Văn hóa khởi tạo phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu trên. Tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn do đó Cung Văn hóa có thể khởi tạo hoặc không khởi tạo, Cung Văn hóa thực hiện gửi mẫu hóa đơn mới (nếu có thay đổi) đến Cục Thuế TP. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

(Công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của Cục Thuế TP. HCM)

Điều khoản giao hàng, số đơn hàng in thêm là nội dung không bắt buộc:
– Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp có thể in thêm một số nội dung không bắt buộc như: điều khoản giao hàng (Incoterm), số đơn hàng.
– Tuy nhiên, việc in thêm các nội dung không bắt buộc nêu trên cần phải đảm bảo phù hợp với pháp luật, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

(Công văn số 8918/CT-TTHT ngày 15/9/2017 của Cục Thuế TP. HCM)

– Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngoài các thông tin bắt buộc, Công ty được phép tạo thêm các thông tin khác trên hóa đơn như: hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng, thời hạn thanh toán.
– Tuy nhiên, cần đảm bảo nguyên tắc không làm che khuất hay làm mờ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
– Trường hợp khi lập hóa đơn, Công ty để trống các chỉ tiêu không bắt buộc vì chưa đủ thông tin thì các hóa đơn này vẫn được xem là hợp lệ.

(Công văn số 5076/CT-TTHT ngày 1/6/2017 của Cục Thuế TP. HCM)

————————————————————————————————-

Chú ý:
– Hóa đơn không ghi các nội dung bắt buộc là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (Mức phạt từ 20 tr – 50tr đồng)

Theo điều 23 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“Điều 23. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hoá, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hoá, dịch vụ khác.

2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
– Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
– Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
– Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
– Hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn..”