Hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng

Học kế toán tại thanh hóa

Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng thì hạch toán như thế nào? Mời các bạn theo dõi bài viết sau đây nhé!

1 Hạch toán tiền thuê văn phòng khi thanh toán trước

Dựa vào các chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê nhà, việc hạch toán tiền thuê văn phòng hi thanh toán trước như sau:

• Nợ vào tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
• Có các tài khoản 111, 112, …

Lưu ý:  Khi đề cập đến khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà, cần hạch toán như trên để tránh nhầm lẫn với việc đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hoặc trả trước tiền nhà có thể được trừ vào chi phí thuê nhà cần thanh toán.

Riêng với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ hoàn trả lại khi kết thúc hợp đồng hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên. Hạch toán cho tiền đặt cọc nhà sẽ được hướng dẫn chi tiết ở bên dưới.

2 Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Trường hợp doanh nghiệp phải đặt cọc khi thuê văn phòng, ví dụ như khi đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (sẽ được hoàn trả khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), quy trình hạch toán được thực hiện như sau:

Khi đặt cọc tiền thuê văn phòng:

• Nợ vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)
• Có các tài khoản 111, 112

Khi nhận lại tiền cọc:

• Nợ các tài khoản 111, 112
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp phải đặt cọc và bị phạt do vi phạm hợp đồng:

• Nợ vào tài khoản 811
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Nếu doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán:

• Nợ vào tài khoản 331
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không yêu cầu hóa đơn GTGT theo Công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi Hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam.

3 Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Việc hạch toán được thực hiện như sau, tùy thuộc vào mục đích thuê nhà và phục vụ cho bộ phận nào:

• Nếu thuê nhà để làm gì (như sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp), hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng như:
  • Nợ tài khoản 154, 627, 641 hoặc 642
  • Nợ vào tài khoản 133 (Nếu có)
  • Có các tài khoản 331, 111, 112

4 Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong tình huống này, hàng tháng phải hạch toán chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả để đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Khi hạch toán chi phí thuê nhà hàng tháng:

• Nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tuỳ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào).
• Có vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả (chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán).

Hạch toán khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn

• Nợ tài khoản 335
• Có tài khoản 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
• Có tài khoản 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

5 Trả trước tiền thuê nhà hạch toán thế nào?

Trong trường hợp này, khi tiền thuê nhà được trả trước nhiều kỳ, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và định kỳ phân bổ vào các tài khoản chi phí tương ứng.

6 Hạch toán mua nhà làm văn phòng

Khi doanh nghiệp mua nhà để làm văn phòng, việc hạch toán sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Khi thanh toán tiền mua nhà:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Giá trị ngôi nhà (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Số thuế GTGT đầu vào.
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Ngân hàng: Tổng số tiền thanh toán.

Khi phát sinh các chi phí liên quan đến việc mua nhà (như chi phí công chứng, chi phí sửa chữa trước khi sử dụng,…)

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Chi phí phát sinh tăng giá trị nhà.
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Ngân hàng: Số tiền đã chi trả.

Khi đưa ngôi nhà vào sử dụng:

• Không cần hạch toán thêm, vì tài sản đã được ghi nhận vào tài khoản 211.

Hao mòn tài sản cố định (theo định kỳ hàng năm):

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phần khấu hao hàng năm.
• Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: Giá trị hao mòn của ngôi nhà.

Nếu bán hoặc thanh lý ngôi nhà:

• Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: Giá trị hao mòn lũy kế.
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: Giá trị còn lại của tài sản.
• Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Giá trị ban đầu của ngôi nhà.
• Có TK 711 – Thu nhập khác(nếu có): Lợi nhuận từ việc bán ngôi nhà.

Việc hạch toán trên đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản và chi phí liên quan khi mua nhà làm văn phòng trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

7 Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng chưa thực hiện

Khi nhận thanh toán trước:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền nhận trước.
• Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (giá trị net).
• Có TK 33311: Thuế GTGT.

Hạch toán doanh thu theo kỳ:

• Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (phân bổ theo kỳ).
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Khi hủy/thanh lý hợp đồng và hoàn tiền:

• Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (chưa có thuế GTGT).
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (số tiền hoàn lại).
• Có TK 111, 112: Số tiền hoàn lại.

Hạch toán doanh thu trả góp

• Khi bán hàng:
  • Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền nhận.
  • Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
  • Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (chênh lệch trả góp).
  • Có TK 3331: Thuế GTGT.
• Kết chuyển lãi trả góp:
  • Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
  • Có TK 515: Doanh thu tài chính (lãi trả góp).
• Khi thu tiền trả góp:
  • Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được.
  • Có TK 131: Phải thu khách hàng.

Hạch toán giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
• Có TK 154, 155, 156, 157: Giá vốn.

Khi thanh lý BĐS:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại BĐS).
• Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định.
• Có TK 217: BĐS đầu tư.

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng trả hàng tháng

Khi nhận thanh toán, hạch toán ngay:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền thu từ thuê văn phòng.
• Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Trên đây là cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng, kế toán ATC kính chúc bạn đọc nhiều sức khỏe và thành công nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Dia chi dao tao ke toan thuc hanh chat luong o Thanh Hoa

Trung tâm học kế toán uy tín ở Thanh Hóa