Giấy Báo Nợ Là Gì? Cách Viết giấy Báo Nợ

Đào tạo kế toán tại Thanh Hóa

Giấy báo nợ cũng là một trong những chứng từ sử dụng  trong kế toán, vậy giấy báo nợ là gì?

Cách viết ra sao, kế toán ATC xin thông tin đến bạn nhé!

I. Giấy báo nợ là gì?

1. Khái niệm giấy báo nợ là gì?

Giấy báo nợ là chứng từ do một người cung cấp sử dụng để thông báo cho người mua về

nghĩa vụ nợ của mình hoặc chứng từ do người mua lập khi trả lại hàng đã mượn.

Giấy báo nợ được phát hành trong trường hợp hai doanh nghiệp tiến hành giao dịch mua

bán với nhau. Nghĩa là chứng từ này được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp

với doanh nghiệp.

– Giấy báo nợ có thể cung cấp thông tin về một hóa đơn sắp tới hoặc nó có thể đóng vai trò như

một lời nhắc nhở về số tiền đến hạn. Đối với trường hợp hàng hóa bị trả lại, giấy báo nợ

có thể bao gồm lý do trả lại, tổng số tiền tín dụng đã thanh toán và hàng hóa đi kèm.

– Các lý do trả hàng phổ biến bao gồm biên lai không đầy đủ và lô hàng bị hư hỏng hoặc

lô hàng được giao không đúng yêu cầu của khách hàng.

– Giấy báo nợ được chuẩn bị giống như hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền mặt dương.

Đây là giấy tờ tùy chọn không bắt buộc phải có khi thực hiện giao dịch giữa hai bên mua

và bán với nhau.

– Trong một số trường hợp đặc biệt, người mua có thể yêu cầu người bán hoặc ngân hàng

đại diện của người bán cung cấp chứng từ này để đáp ứng yêu cầu lưu trữ nội bộ của công ty.

2. Phân biệt giấy báo nợ và giấy báo có

Giấy báo có là văn bản thông báo tài khoản của bạn hoặc công ty bạn đã được nhận bao

nhiêu tiền, đơn vị nào thanh toán và với mục đích gì.

Đối với hai văn bản này, giấy báo có là thông báo rằng tiền đã được gửi vào tài khoản và giấy

báo nợ được dùng với mục đích thông báo cho doanh nghiệp về số tiền đến hạn mà doanh

nghiệp cần phải thanh toán.

Tổ chức phát hành giấy báo có và giấy báo nợ thường là ngân hàng. Tuy nhiên, trong một số

trường hợp, giấy báo có có thể được phát hành bởi người bán hoặc đại lý, còn giấy báo nợ được

phát hành bởi người mua hoặc khách hàng. Trong giấy báo có của người bán sẽ được ghi bằng

mực đỏ, giấy báo nợ của người mua được ghi bằng mực xanh và hạch toán tương ứng vào sổ kế toán.

Giấy báo nợ được sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán để phản ánh khoản nợ đối với tài khoản

doanh nghiệp, trong khi giấy báo có được sử dụng để phản ánh khoản có đối với tài khoản doanh nghiệp.

3. Phân biệt giấy báo nợ và ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là một trong những chứng từ giao dịch do người trả tiền lập để ủy quyền cho

ngân hàng thanh toán cho người thụ hưởng.

Xem chi tiết: Ủy nhiệm chi là gì? Mẫu ủy nhiệm chi hiện hành

Giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp về số tiền đến hạn mà doanh nghiệp

cần phải thanh toán. Ủy nhiệm chi dùng để yêu cầu số tiền trên tài khoản của người trả tiền phải

đúng bằng số tiền ghi trên giấy nộp tiền để trả cho người thụ hưởng.

Giấy báo nợ được phát hành khi một khoản nợ được yêu cầu thanh toán hoặc khi ngân hàng phải

tính phí. Ủy nhiệm chi được phát hành khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng yêu cầu thanh

toán một khoản nợ trên tài khoản của người thụ hưởng.

Đơn vị phát hành giấy báo nợ thường là ngân hàng, người bán hoặc đại lý. Ủy nhiệm chi được phát

hành trong trường hợp khách hàng lập và ký, sau đó gửi tới ngân hàng để ngân hàng tiến hành lệnh trích tiền.

III. Cách viết giấy báo nợ

Trong hoạt động hạch toán kế toán, giấy báo nợ thường xuyên được sử dụng nên để viết giấy

báo nợ chính xác nhất, cá nhân hay doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ các thông tin sau:

– Tên của nhà cung cấp cùng địa chỉ và số điện thoại, số fax, mã số thuế.

– Tên văn bản được lập ghi “Giấy báo nợ”.

– Ngày phát hành chứng từ có trong tài liệu.

– Tên, địa chỉ và số điện thoại hoặc số fax/số CMND/CCCD của doanh nghiệp/cá nhân người nhận (nếu đã đăng ký).

– Số tài khoản, tên tài khoản và ngân hàng của người chuyển tiền và người thụ hưởng.

– Số và thời gian lập của hóa đơn thuế tương ứng, hoặc các loại hóa đơn khác tùy từng trường hợp.

– Giá trị tính thuế, tỷ lệ và số tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ, nội dung giao dịch được ghi nợ

hoặc ghi nợ cho người được thanh toán, tùy từng trường hợp.

– Chữ ký và đóng dấu của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của nhà cung cấp cùng

kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp và giám đốc ngân hàng.

1. Cách hạch toán giấy báo nợ

Hạch toán giấy báo nợ ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Trên đây là cách viết giấy báo nợ, chúc các bạn ứng dụng thành công!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Noi dao tao ke toan thuc hanh o Thanh Hoa

Trung tâm học kế toán thực hành ở Thanh Hóa

Trung tam hoc ke toan thuc hanh tai Thanh Hoa