Cách hạch toán mua hàng nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn mua hàng

lop dao tao ke toan o thanh hoa

Khi phát hiện hàng hóa mua về thiếu số lượng so với trên hóa đơn thì kế toán sẽ xử lý như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

1. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

1.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế toán làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân chưa có thuế)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn )

Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thiếu, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trongđịnh mức

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số Hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa: Trị giá hàng thiếu bên bán đã giao bổ sung

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không còn hàng để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá Hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

1.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho và trị giá Hàng hóa thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 1.1).

2. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC.

2.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế toán làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chưa có thuế)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn )

Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thiếu, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số Hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng thiếu bên bán đã giao bổ sung

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không còn hàng để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá Hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

2.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho và trị giá Hàng hóa thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 2.1).

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách xử lý hàng thiếu so với hóa đơn, chúc các bạn ứng dụng thành công!

Nếu bạn muốn học kế toán tổng hợp thuế,mời bạn đăng ký khóa học của chúng tôi tại:

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Dia chi dao tao ke toan thuc hanh chat luong tai Thanh Hoa

Lớp dạy kế toán tổng hợp ở Thanh Hóa

Trung tam hoc ke toan thue o Thanh Hoa