Đối soát là gì? Quy trình đối soát hiệu quả nhất

Học kế toán ở thanh hóa

Như thế nào là đối soát? Quy trình đối soát như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết dưới nhé!

1. Đối soát là gì?

Đối soát là quá trình so sánh và kiểm tra tính hợp lý, chính xác, đồng nhất của các số

liệu kế toán giữa các sổ sách, cũng như giữa sổ sách với các tài liệu, chứng từ liên quan

và với tình hình thực tế của tổ chức.

Mục tiêu của đối soát là phát hiện và điều chỉnh các sai sót, đảm bảo thông tin tài chính

được phản ánh chính xác và trung thực.

Kế toán mà chủ sở hữu và kế toán cần thực hiện để đảm bảo các số dư trong tài khoản

của họ được ghi nhận chính xác. Kế toán đối soát so sánh và kiểm tra tính hợp lý, chính xác,

và đồng nhất của các số liệu kế toán giữa các sổ sách kế toán, giữa sổ sách kế toán với

các tài liệu và chứng từ liên quan, cũng như so sánh số liệu kế toán với tình hình thực tế của tổ chức.

Các dạng đối soát phổ biến bao gồm:

• Đối soát tiền thu hộ: Phổ biến trong các hoạt động kinh doanh trực tuyến, đảm bảo chủ shop nhận được số tiền thu hộ chính xác từ mỗi đơn hàng.
• Đối soát chi phí vận chuyển: Đảm bảo chủ shop thanh toán đúng chi phí vận chuyển cho đối tác vận chuyển.
• Đối soát công nợ: Đảm bảo mọi bên thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng đắn.

2. Quy trình đối soát như thế nào?

Quy trình đối soát là một quy trình quan trọng trong kế toán và tài chính của mỗi doanh nghiệp,

giúp đảm bảo sự khớp lệnh và tính chính xác của các giao dịch tài chính. Bằng cách so sánh

và kiểm tra các thông tin giữa các hồ sơ, đối soát giúp phát hiện và khắc phục các sai sót,

đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán áp dụng.

Bước 1: Xác nhận thông tin giao dịch

Bước đầu tiên trong quy trình đối soát là xác nhận thông tin giao dịch giữa hai bên. Thông tin

này bao gồm các chi tiết về giao dịch như số tiền, ngày giao dịch, các điều kiện và điều khoản

của giao dịch. Việc xác nhận thông tin này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong

quá trình đối soát.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch

Sau khi xác nhận thông tin giao dịch, các tổ chức tài chính tiến hành kiểm tra tính hợp

lệ của giao dịch. Điều này bao gồm việc kiểm tra xem các điều khoản và điều kiện của

giao dịch có tuân thủ đúng hay không. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, các tổ chức tài

chính sẽ yêu cầu sửa chữa hoặc điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.

Bước 3: Thực hiện thanh toán

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch, các tổ chức tài chính sẽ thực hiện thanh toán

giữa hai bên. Thanh toán có thể được thực hiện thông qua nhiều phương thức khác nhau

như chuyển khoản ngân hàng, chi trả bằng tiền mặt hoặc sử dụng các công cụ thanh toán điện tử.

Bước 4: Cập nhật lên hệ thống

Cuối cùng, sau khi thanh toán được thực hiện, các tổ chức tài chính sẽ cập nhật hệ thống

của mình với thông tin mới nhất về giao dịch. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và

minh bạch trong quá trình lưu trữ thông tin giao dịch.

3. Các vấn đề gặp phải trong quá trình đối soát

Trong quá trình đối soát, các vấn đề thường gặp phải trong quá trình đối soát bao gồm

sự sai sót trong số liệu, không khớp trong ghi nhận và xử lý các giao dịch, cũng như khó

khăn trong việc đồng bộ thông tin giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Những

thách thức này đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng để giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính

xác trong báo cáo tài chính và quản lý kinh doanh.

Trong quá trình thực hiện đối soát, có thể phát sinh một số vấn đề như sau:

Sai sót trong dữ liệu

Đây thực sự là một vấn đề thường gặp trong quá trình đối soát. Nguyên nhân có thể là

do nhập liệu không chính xác, sai chính tả, định dạng không đúng hoặc những lỗi khác.

Kết quả có thể là sự không phù hợp giữa các bên trong quá trình này.

Không khớp số tiền

Một trong những thách thức thường gặp trong quá trình đối soát là sự không phù hợp

về số tiền, tức là số tiền trên hệ thống của một bên không tương đồng với số tiền trên

hệ thống của bên kia. Sự không phù hợp này có thể do nhập liệu không chính xác hoặc

do biến động trong số tiền được chuyển đi.

Thời gian chậm trễ

Trong một số trường hợp, đối soát có thể bị chậm trễ. Điều này có thể xảy ra khi một

bên không hoàn thành đối soát đúng thời hạn hoặc khi quá trình đối soát bị trì hoãn.

Sự khác biệt trong phương thức đối soát

Các bên thường áp dụng các phương thức đối soát khác nhau, dẫn đến sự đa dạng

trong quá trình này. Ví dụ, một bên có thể sử dụng đối soát trực tuyến trong khi bên

kia ưa thích sử dụng đối soát qua email hoặc fax. Điều này có thể gây ra sự không

đồng nhất trong quá trình đối soát.

Sai sót trong xử lý

Trong quá trình đối soát, có thể xuất hiện các lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu.

Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm xử lý dữ liệu không đúng cách hoặc

các lỗi khác trong quá trình này.

Thông tin thiếu

Trong một số trường hợp, có thể thiếu thông tin quan trọng trong quá trình đối soát,

dẫn đến sự không khớp giữa các bên và cần được giải quyết để hoàn thành quá trình này.

4. Khi đối soát, kế toán cần ghi nhớ những gì?

Trước khi bắt đầu quá trình đối soát, việc xác định các thỏa thuận và điều kiện là bước

cơ bản để đảm bảo sự đồng thuận và hiểu biết từ các bên liên quan. Kiểm tra định kỳ

và sử dụng các công cụ đối soát hiệu quả như phần mềm trực tuyến và hệ thống lưu

trữ cẩn thận giúp tăng tính chính xác và hiệu quả trong quá trình này.

Để đảm bảo quá trình đối soát diễn ra dễ dàng và hiệu quả, có một số điều cần ghi nhớ như sau:

• Xác định các thỏa thuận và điều kiện trước khi bắt đầu quá trình đối soát để đảm bảo sự đồng ý và hiểu biết từ các bên liên quan.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật chính xác, giúp tránh những sai sót trong quá trình đối soát.
• Sử dụng các phương tiện đối soát hiệu quả như phần mềm đối soát trực tuyến, email, fax để truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
• Lưu trữ tài liệu và thông tin liên quan một cách cẩn thận và có hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình đối soát.
• Áp dụng hệ thống và ứng dụng tự động hoá để tăng hiệu quả và giảm thiểu thời gian thực hiện quá trình đối soát.
• Giải quyết vấn đề và sai sót kịp thời bằng cách liên lạc với các bên liên quan và tìm giải pháp phù hợp.
• Đảm bảo sự đồng ý và hiểu biết từ các bên tham gia về các quy trình và điều kiện đối soát.
• Cập nhật chuẩn mực và quy trình đối soát mới nhất để đáp ứng yêu cầu của ngành và tăng tính hiệu quả.

Trên đây là bài viết về đối soát, kế toán ATC chúc các bạn thành thạo nghiệp vụ và làm tốt công việc nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Noi hoc ke toan tot nhat tai Thanh Hoa

Trung tam dao tao ke toan tong hop o Thanh Hoa