Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài

Học kế toán tại thanh hóa

Trong quản lý tài chính việc hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài là một phần thiết yếu. Bạn cần nắm vững cách ghi nhận và hạch toán chi phí này, ATC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn nghiệp vụ này trong bài viết hôm nay nhé!

1. Chi phí nhân công thuê ngoài và cơ sở pháp lý áp dụng

Chi phí nhân công thuê ngoài là khoản tiền mà các công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân trả cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài để hoàn thành công việc theo kế hoạch hoặc hợp đồng đã thỏa thuận trước.

1.1 Chi phí nhân công thuê ngoài là gì?

Chi phí nhân công thuê ngoài là khoản tiền mà các công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân trả cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài sau khi hoàn thành công việc theo hợp đồng hoặc kế hoạch đã thống nhất.

Các phương án thuê nhân công ngoài bao gồm:

• Giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
• Giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
• Thuê công ty thầu xây dựng
• Tự tìm nhân công.

1.2 Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng

Cơ sở pháp lý và các văn bản quy định chi phí nhân công thuê ngoài bao gồm:

• Thông tư 92/TT-BTC ngày 15/06/2016hướng dẫn nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh.
• Khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTCngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ.
• Điểm a, khoản 2, điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTCngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương.
• Điểm i, khoản 1, điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTCngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Ngoài ra, các quy định từ Luật Bảo hiểm xã hộinăm 2014 và Luật lao động 2019 cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định và áp dụng các chi phí liên quan đến nhân công.

Việc hiểu rõ các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán linh hoạt và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí nhân công.

2. Hồ sơ và phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài

Mỗi phương án thuê nhân công yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ riêng biệt. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu là rất quan trọng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và phương án hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo từng trường hợp cụ thể:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh

Trong trườn hợp này doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả cho cá nhân, kể cả khi cá nhân đó là đại diện cho nhóm.

Về hóa đơn, cơ quan thuế không cấp hóa đơn cho trường hợp này.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán.
• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
• Xác nhận khối lượng hoàn thành.
• Chứng minh nhân dân của người đại diện và từng lao động.
• Chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc ngân hàng.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
• Trích thuế TNCN 10%: Nợ TK 331, Có TK 3335
• Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh

Về hóa đơn: Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ nếu tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên, nếu tiền công dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần hóa đơn.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán nhân công
• Biên bản nghiệm thu
• Quyết toán khối lượng giao khoán
• Hóa đơn nhân công

Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
• Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng

Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hoạt động và uy tín của công ty thầu trước khi hợp tác để tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn, nợ doanh nghiệp, và trốn thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán nhân công
• Biên bản nghiệm thu
• Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
• Quyết toán khối lượng giao khoán
• Hóa đơn VAT
• Ủy nhiệm chi thanh toán ngay

Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
• Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112

Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công

Hồ sơ yêu cầu:

• Hợp đồng khoán việc, chứng minh thư và hồ sơ của người lao động nếu có.
• Bảng chấm công và bảng tính lương.
• Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm thời không khấu trừ thuế TNCN 10%.

Lưu ý: Để áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN, người lao động cần có mã số thuế tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại một nơi. Tổng thu nhập chịu thuế, sau khi giảm trừ gia cảnh, không vượt quá mức phải nộp thuế.

Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:

Trường hợp hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng:

• • Ghi nhận chi phí:
    • Nợ TK 622
    • Có TK 334
  • Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
    • Nợ TK 334
    • Có TK 3335
  • Khi thanh toán:
    • Nợ TK 334
    • Có TK 111, 112

Trường hợp hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên:

• • • Ghi nhận chi phí:
      • Nợ TK 622
      • Có TK 334
    • Trích bảo hiểm xã hội:
      • Nợ TK 622, 334
      • Có TK 338
    • Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
      • Nợ TK 334
      • Có TK 3335
    • Khi thanh toán:
      • Nợ TK 334
      • Có TK 111, 112

3. 3
   

   . Các loại chứng từ cần để chi phí nhân công thuê ngoài được tính hợp lý của doanh nghiệp

Để chi phí nhân công thuê ngoài được tính hợp lý vào thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty cần ký hợp đồng lao động và có chứng từ sau:

• Hợp đồng giao khoán công việc theo Mẫu số 08-LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Biên bản xác nhận hoàn thành công việc.
• Giấy phép hành nghề, chứng chỉ, giấy đăng ký kinh doanh và thuế.
• Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ theo mẫu 01/TNDN.
• Chứng từ chi tiền.
• Giấy tờ chứng nhận việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Trên đây là hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài, kế toán ATC hi vọng bài viết mang lại thật nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Hoc ke toan thuc hanh tai Thanh Hoa

Lớp dạy kế toán cấp tốc tại Thanh Hóa