Hướng dẫn cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên

Học kế toán tại thanh hóa

Chi phí đồng phục được hạch toán như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây nhé!

1. Chứng từ cần thiết và cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên

1.1 Khi trả bằng tiền (bị không chế)

Để thực hiện chi trả trang phục cho nhân viên bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, doanh nghiệp

cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Bảng kê cấp phát đồng phục: Lập bảng kê chi tiết danh sách nhân viên nhận trang phục,

có chữ ký xác nhận của từng nhân viên để đảm bảo tính minh bạch.

• Chứng từ thanh toán: Bao gồm chứng từ thanh toán tiền mặt và chứng từ thanh toán qua ngân hàng,

tùy thuộc vào hình thức thanh toán được sử dụng.

Cách hạch toán chi phí đồng phục cho nhân viên bằng tiền dựa trên quy định hiện hành:

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điểm 2.6, Khoản 2,

Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC:

• Chi phí trang phục bằng tiền:

Mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm. Nếu chi vượt mức này, phần chi phí vượt quá

sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

(TNDN) và sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

• Chi phí trang phục bằng hiện vật:

Trường hợp có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ, toàn bộ chi phí trang phục bằng hiện

vật sẽ được tính vào chi phí hợp lý.

• Chi trả kết hợp tiền và hiện vật:

Khi chi trả cả bằng tiền và hiện vật, mức chi phí hợp lý được tính vào thu nhập chịu thuế vẫn không

vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, áp dụng riêng cho phần chi bằng tiền. Phần chi bằng hiện vật sẽ

được hạch toán riêng dựa trên các hóa đơn và chứng từ liên quan.

Ngoài ra, theo quy định tại Điểm b.2.1, Khoản b, Điều 8 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, những khoản

chi phí hợp lý bao gồm chi phí trang phục cũng được phép trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh,

tiền lương, và tiền công.

Lưu ý: Đối với các ngành kinh doanh có tính chất đặc thù, chi phí này có thể được thực hiện theo

các quy định riêng do Bộ Tài chính ban hành, tùy thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể.

1.2 Khi trả bằng hiện vật (không bị khống chế)

Khi chi trả trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục sau để đảm bảo tính hợp lệ:

• Hóa đơn:

Yêu cầu hóa đơn chứng minh giao dịch mua trang phục từ bên cung cấp

• Biên bản giao nhận hàng hoặc phiếu xuất kho

Biên bản hoặc phiếu xuất kho từ phía nhà cung cấp (nếu có) nhằm xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa đã được nhận

• Hợp đồng và biên bản thanh lý:

Hợp đồng mua bán và biên bản thanh lý nếu có, để ghi nhận thỏa thuận mua hàng và hoàn thành giao dịch

• Chứng từ thanh toán:

Sử dụng chứng từ thanh toán tiền mặt cho các khoản dưới 20 triệu đồng; nếu số tiền từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng (UNC)

• Bảng kê cấp phát đồng phục:

Lập bảng kê danh sách nhân viên nhận đồng phục, có chữ ký xác nhận của từng nhân viên

• Quy định về đồng phục trong hợp đồng và quy chế tài chính

Hợp đồng lao động phải ghi rõ hỗ trợ đồng phục, và quy chế tài chính của công ty cần nêu rõ quy định về việc cấp phát đồng phục cho nhân viên

Cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên:

• Ghi nhận chi phí ban đầu:

  • Nợ TK 242: Chi phí trả trước
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
  • Có TK 111: Tiền mặt
  • Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 331: Phải trả người bán

• Phân bổ chi phí theo kỳ:

  • Nợ TK 627: Chi phí cho bộ phận sản xuất chung
  • Nợ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
  • Có TK 242: Chi phí trả trước

2. Vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên?

Hạch toán chi phí đồng phục nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong việc kiểm soát và ghi nhận các khoản chi cho trang phục của nhân viên. Dưới đây là những lý do quan trọng giải thích vì sao việc hạch toán tiền đồng phục cần được thực hiện một cách chính xác:

• Quản lý chi phí hiệu quả:

Việc hạch toán chi phí đồng phục cho phép doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về số tiền đã chi cho trang phục nhân viên. Quá trình này giúp cải thiện khả năng quản lý chi phí, từ đó đưa ra các quyết định tài chính thông minh và phát triển chiến lược tài chính phù hợp.

• Tuân thủ quy định thuế:

Hạch toán đồng phục nhân viên giúp đảm bảo việc tuân thủ các quy định thuế hiện hành. Chi phí liên quan đến đồng phục có thể được giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế doanh nghiệp, nhưng yêu cầu phải có chứng từ hợp lệ và đầy đủ.

• Kiểm soát nguồn lực:

Quá trình hạch toán giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý nguồn lực cũng như chi phí liên quan đến đồng phục. Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chi phí, xác định nhu cầu điều chỉnh chiến lược cung ứng và tối ưu hóa nguồn lực.

• Thống kê và báo cáo:

Dữ liệu thu được từ hạch toán được sử dụng để lập các báo cáo tài chính và thống kê. Những thông tin này không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ mà còn cung cấp nền tảng vững chắc cho việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và xây dựng các chiến lược tương lai.

• Quản lý tài sản:

Đồng phục nhân viên có thể được coi là tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán giúp theo dõi giá trị của loại tài sản này, đồng thời quản lý các vấn đề liên quan đến sửa chữa, bảo trì và tận dụng tối đa.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách hạch toán tiền đồng phục, kế toán ATC chúc các bạn áp dụng thành công nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tâm học kế toán hàng đầu tại Thanh Hóa

Trung tâm học kế toán hàng đầu ở Thanh Hóa