Những lưu ý về cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng

Hoc ke toan cap toc tai thanh hoa

Để làm việc hiệu quả, khoa học thì kế toán cần phải sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo những chỉ tiêu nhất định, vậy cách sắp xếp chứng từ như thế nào? ATC sẽ trả lười trong bài viết dưới đây nhé!

Sau đây có các loại hóa đơn chứng từ như sau:

1. Hóa đơn tự in
2. Hóa đơn điện tử
3. Hóa đơn online
4. Hóa đơn đặt in

Quản lý hóa đơn chứng từ là gì?

Quản lý hóa đơn rất quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra hoạt động và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý hóa đơn là đăng ký, thu nhập, bảo quản và sao lưu hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. Đối với bên bán đó là quy trình tạo lập, thanh toán và xuất hóa đơn với mục đích quản lý tài chính của doanh nghiệp. Qua quy trình quản lý hóa đơn, các doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, so sánh và trích các thông tin về các giao dịch tài chính đã thực hiện.

Vai trò của quản lý hóa đơn chứng từ trong hoạt động doanh nghiệp

Việc quản lý hóa đơn chứng từ hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

– Đảm bảo tính minh bạch

– Hỗ trợ quá trình kiểm soát hóa đơn, tra cứu, mọi dữ liệu được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng.

– Tiết kiệm nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực và chi phí cơ hội.

– Lường trước được các rủi ro như mất, cháy hoặc hỏng.

Các trường hợp lưu ý khi quản lý hóa đơn chứng từ

– TH1: khi người mua không lấy hóa đơn.

Theo nghị định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 thì khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, mỗi lần mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin cần thiết thì bên bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ bên mua mặc dù không lấy hóa đơn.

– TH2: cách xử lý hóa đơn chứng từ lập sai sót về tên, địa chỉ bên mua

Với trường hợp hóa đơn chứng từ lập sai về tên và địa chỉ bên mua nhưng ghi đúng mã số thuế bên mua thì hai bên đều lập biên bản điều chỉnh. Các trường hợp này thực hiện theo Điều 20 Thông tư số 29/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng hợp lý

Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán viên sẽ có cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán phù hợp với doanh nghiệp đó để thuận tiện trong việc quản lý.

Sau đây là một số mẹo có thể bổ trợ về cách sắp xếp hóa đơn, chứng từ cho kế toán bán hàng:

Cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng

Về nguyên tắc: sắp xếp hóa đơn chứng từ theo tháng dựa trên hóa đơn đã kê khai.

– Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng hình thức tiền mặt phải kèm theo đó là phiếu chi tiền mặt và hóa đơn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì phải ghi giấy báo nợ hoặc ủy nhiệm chi.

– Về hóa đơn bán hàng mà được thanh toán bằng hình thức tiền mặt thì phải kèm theo phiếu thu còn thanh toán bằng chuyển khoản phải kèm theo giấy báo có.

– Sổ phụ ngân hàng được đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy tờ nộp tiền.

– Tờ khai thuế GTGT mỗi tháng phải lưu và sắp xếp theo mỗi tháng.

– Giấy đóng tiền thuế phải đính kèm với tờ khai thuế đã nộp trước đó.

Trung tâm kế toán tại Thanh Hóa

– Giấy đóng tiền thuế TNDN luôn đính kèm với tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng năm.

– Các chứng từ thu và chi không nên để chung, phiếu chi – thu phải luôn đánh số thứ tự theo ngày tháng khi phát sinh chi phí để trên rồi kẹp hóa đơn chứng từ liên quan đến các chi phí ở sau. Trường hợp hóa đơn được trả bằng tiền mặt thì phải đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng hình thức tiền gửi ngân hàng thì phải đi kèm với ủy nhiệm chi và sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi nên phải xếp theo từng tháng.

– Các loại chứng từ nên được sắp xếp theo thứ tự riêng của từng loại.

Khi tách hóa đơn ra khỏi phiếu thu chi thì nên lật mặt sau tờ hóa đơn đó ghi lại số phiếu thu hoặc chi.

Nên tách riêng các hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu và phiếu nhập xuất. Sắp xếp theo thứ tự.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp quản lý chứng từ trong doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết.

Nếu bạn muốn học kế toán tổng hợp thuế,mời bạn đăng ký khóa học của chúng tôi tại:

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Học kế toán thực hành tại Thanh Hóa

Học kế toán thực hành ở Thanh Hóa

Nơi dạy kế toán tốt nhất tại Thanh Hóa

Nơi dạy kế toán tốt nhất ở Thanh Hóa