Hướng dẫn cách tạo lựa chọn trong Excel bằng Data Validation

Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa

Data Validation là chức năng tạo danh sách trỏ xuống, vậy cách sử dụng chức năng này như thế nào? Chúng ta cùng theo dõi bài viết hôm nay nhé!

Khi tạo lựa chọn hay tạo Drop list trong Excel, bạn có thể sử dụng công cụ Data Validation. Các thao tác thực hiện rất đơn giản chỉ cần một vài bước dưới đây:

Bước 1:

Truy cập vào ứng dụng Excel và chọn file Excel cần tạo danh sách lựa chọn.

Bước 2:

Chọn ô bạn muốn tạo lựa chọn > Chọn thẻ Data sau đó chọn Data Validation.

Bước 3:

Tiếp tục chọn tab Settings sau đó mở mục Allow và chọn List.

Bước 4: Di chuyển chuột đến mục Sources để kéo chọn các ô bạn muốn lựa chọn cho danh sách. Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn OK để tạo lựa chọn trong Excel.

Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa Data Validation là chức năng tạo danh sách trỏ xuống, vậy cách sử dụng chức năng này như thế nào? — Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa

Lúc này kết quả trả về sẽ như hình dưới đây. Với cách làm này, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các lựa chọn theo nhu cầu trong file Excel của mình.

Hướng dẫn cách tạo Drop list trong Excel dựa trên danh sách có sẵn

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cách tạo lựa chọn trong Excel liên kết với một danh sách khác. Hướng dẫn chi tiết sẽ có ngay sau đây:

Bước 1:

Nhập dữ liệu được liên kết với nhau như hình bên dưới. Chẳng hạn như dữ liệu Tên tỉnh, Tên thành phố trực thuộc tỉnh.

Bước 2:

Thực hiện thao tác đặt tên cho các Tỉnh như sau:

Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh bất kỳ > Nhấp chuột phải chọn Define Name > Khi hộp thoại hiện lên, bạn cần nhập tên các tỉnh tương ứng.

Trong các trình thực hiện các bước, bạn nên lưu ý tên các tỉnh được đặt phải trùng với tên của tỉnh đã nhập và không có khoảng trắng.

Bước 3:

Lựa chọn ô cần tạo lựa chọn > Chọn thẻ Data > Sau đó nhấn chọn Data Validation.

Bước 4:

Khi hộp thoại hiện lên, nhấn chọn Setting > Di chuyển chuột đến mục Allow > Nhấn chọn List.

Ở mục Source, bạn nhập công thức =INDIRECT(SUBSTITUTE(C11;” “;””)) sau đó nhấn chọn OK.

Sau đó, danh sách lựa chọn sẽ có liên kết với 1 danh sách khác đã được bạn tạo.

Nếu bạn muốn copy lệnh này vào các ô dữ liệu bên dưới, bạn chỉ cần di chuyển chuột vào góc phải của ô kết quả sau đó kéo thả xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.