Hạch toán tạm ứng lương trong doanh nghiệp

Học kế toán tại thanh hóa

Kế toán sẽ hạch toán lương trong doanh nghiệp như thế nào? Nếu bạn muốn biết câu trả lời mời bạn tham khảo bài viết dưới đây nhé!

1. Nghiệp vụ tạm ứng lương là gì?

Nghiệp vụ tạm ứng lương

Nghiệp vụ tạm ứng lương nhằm mục đích để doanh nghiệp chi cho người lao động nhằm mục đích kinh doanh. Thông thường, khoản tiền tạm ứng lương chỉ được áp dụng khi người lao động nhận trách nhiệm thực hiện công việc. Ngoài ra, tạm ứng cũng có thể sử dụng khi đã có sự thỏa thuận từ trước giữa doanh nghiệp và người lao động.

Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương. Số tiền tạm ứng tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc. Việc đó để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên. Nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

Nghiệp vụ tạm ứng phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp trích khoản lương tạm ứng cho nhân viên. Nhân viên đi công tác có phát sinh tạm ứng tiền mặt thì phải làm giấy đề nghị tạm ứng. Doanh nghiệp sẽ kiểm tra kinh phí và ký duyệt giấy tạm ứng cho người lao động. Kế toán sẽ lập phiếu chi và ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ chi lương tạm ứng.

2. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng

Nguyên tắc hạch toán tạm ứng lương

Đối với tài khoản tạm ứng, kế toán sử dụng tài khoản 141. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Căn cứ theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp cũng có quy định về nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng. Theo đó, khoản tạm ứng được xem là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh.

Đối tượng nhận tạm ứng phải đang là lao động tại doanh nghiệp. Nhưng đối với các nhiệm vụ đó, giấy đề nghị tạm ứng phải được doanh nghiệp phê duyệt.

Người lao động sau khi nhận tạm ứng phải có trách nhiệm nhận về số tiền tạm ứng. Trong trường hợp tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ.

Số tiền đó không được chuyển cho người khác để sử dụng.Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không được hoàn lại quỹ thì phải trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng

Khi kết thúc trách nhiệm được giao, người lao động tiền hành lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ hóa đơn gốc để được thanh toán. Khoản này phải thanh toán dứt điểm tại kỳ trước thì mới nhận tạm ứng của kỳ sau.

Nghiệp vụ tạm ứng lương được kế toán theo dõi và ghi chép đầy đủ vào vào từng lần tạm ứng.

3. Những lưu ý về hồ sơ các khoản tạm ứng và hoàn ứng

Hồ sơ các khoản tạm ứng và hoàn ứng

3.1 Hồ sơ các khoản tạm ứng

Thông thường, tại nhiều doanh nghiệp hồ sơ tạm ứng gồm các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 03-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC)
• Phiếu chi (đối với tiền mặt), ủy nhiệm chi (đối với chuyển khoản)
• Chứng từ xác nhận kèm theo (nếu có)
• Trường hợp mua hàng phục vụ kinh doanh thì kèm theo báo giá, đơn đặt hàng…
• Trường hợp đi công tác thì kèm theo thư mời, quyết định, kế hoạch công tác…

Sau khi chi tạm ứng, kế toán cần theo dõi hồ sơ hoàn ứng. Ngoài ra, các chứng từ hoàn ứng cũng cần được kiểm tra. Nhằm xem có phù hợp không hoặc có thiếu chứng từ nào so với khoản chi không.

3.2 Hồ sơ các khoản hoàn ứng

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng nếu còn dư trong số tiền hạch toán tạm ứng lương. Nhân viên cần hoàn ứng lại cho doanh nghiệp. Hồ sơ hoàn ứng gồm các giấy tờ sau:

• Giấy thanh toán tiền tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 04-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC)
• Chứng từ, hóa đơn chứng minh kèm theo (hóa đơn giá trị gia tăng, bản kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…)
• Trường hợp phát sinh chi thêm thì kèm theo phiếu chi, ủy nhiệm chi
• Trường hợp phát sinh khoản thu lại tiền dư kèm phiếu thu, giấy nộp tiền
• Chứng từ xác nhận khác (nếu có)

Doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên phải hoàn ứng xong thì mới được tạm ứng lần sau. Việc đó nhằm hạn chế dòng tiền tạm ứng bị chiếm dụng trong doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách hạch toán lương trong doanh nghiệp, kế toán ATC hi vọng bài viết giúp ích cho bạn đọc.

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

đào tạo kế toán thực tế ở thanh hóa

đào tạo kế toán thực tế tại thanh hóa