Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp theo Thông tư 200

Học kế toán tại thanh hóa

Nếu doanh nghiệp tạm ứng tiền hàng cho nhà cung cấp thì kế toán hạch toán như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết sau nhé!

1. Kết cấu – nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng

Bên Nợ:

• Ghi nhận các khoản tiền và vật tư đã được tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Bên Có:

• Các khoản tạm ứng đã được hoàn trả hoặc thanh toán.
• Số tiền tạm ứng không sử dụng hết được nộp lại vào quỹ hoặc sẽ được trừ vào lương.
• Các vật tư sử dụng chưa hết được trả lại kho.

Số dư bên Nợ:

• Là số tiền tạm ứng chưa được thanh toán hoặc quyết toán.

2. Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp

Khi thực hiện việc tạm ứng tiền hoặc vật tư cho nhân viên trong doanh nghiệp, ghi nhận:

• Nợ vào tài khoản 141 – Tạm ứng
• Có vào tài khoản 111, 112, 152, …

Khi công việc đã được hoàn thành, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được phê duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, …
• Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng

Đối với những khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, cần nhập lại quỹ, trả lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào tài khoản111 – Tiền mặt
• Nợ vào tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ vào tài khoản 334 – Phải trả người lao động
• Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng

Trong trường hợp số thực chi đã được phê duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, …
• Có vào TK 111 – Tiền mặt

3. Kiểm soát hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng

Hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng bao gồm:

Hồ sơ tạm ứng:

• Giấy đề nghị tạm ứng:Tài liệu yêu cầu cấp phát tiền tạm ứng.
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi:Chứng từ cho việc chi tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Chứng từ kèm theo:Các tài liệu hỗ trợ nếu có.
  • Đối với việc mua vật tư hoặc hàng hóa: Báo giá và đơn đặt hàng.
  • Khi đi công tác: Thư mời, quyết định cử đi công tác, và kế hoạch công tác.

Hồ sơ hoàn ứng:

• Giấy thanh toán tiền tạm ứng:Tài liệu xác nhận việc hoàn ứng.
• Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT), bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu:Các chứng từ liên quan đến chi phí thực tế.
• Trường hợp chi thêm:Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi cho các khoản chi bổ sung.
• Trường hợp thu lại tiền dư:Phiếu thu và giấy nộp tiền.
• Chứng từ khác (nếu có):Các tài liệu hỗ trợ bổ sung khác.

Lưu ý: Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong công tác tạm ứng và hoàn ứng.

3.1 Những trường hợp phát sinh kế toán cần lưu ý khi theo dõi các khoản tạm ứng

Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã thực hiện chi tạm ứng nhưng chưa nhận được hồ sơ hoàn ứng sau một thời gian dài.

Trường hợp 2: Chứng từ hoàn ứng không đầy đủ hoặc không phù hợp.

• Chứng từ hoàn ứng không phù hợp:Thường xảy ra khi nhân viên mua hàng tại các cửa hàng hoặc cơ sở không phát hành hóa đơn hợp pháp (Hóa Đơn Bán Hàng/Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng). Sau đó, nhân viên hoàn ứng bằng các hóa đơn từ nhà cung cấp khác không liên quan.
• Thiếu chứng từ hoàn ứng:Bao gồm việc thiếu hợp đồng kinh tế, thiếu biên bản giao nhận hàng hóa, hoặc hồ sơ hoàn ứng không đầy đủ chữ ký theo quy định.

3.2 Kinh nghiệm theo dõi, quản lý và khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng

Thứ nhất:

Để quản lý số dư TK 141 hiệu quả, cần theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng. Đối với các doanh nghiệp đặc thù như sản xuất hoặc xây dựng, kế toán nên phân chia chi tiết theo phân xưởng, hạng mục công trình, dự án hoặc các yêu cầu quản lý cụ thể. Việc kiểm tra mã vụ việc và dự án một cách cẩn thận là rất quan trọng để tránh hạch toán sai. Nhân viên chỉ được tạm ứng lần mới sau khi hoàn tất hoàn ứng của lần tạm ứng trước đó, nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng dòng tiền tạm ứng.

Thứ hai:

Đối với hồ sơ hoàn ứng trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Đơn đặt hàng
• Phiếu xuất kho
• Hợp đồng
• Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT)
• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Phiếu bảo hành

Kế toán cần kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ để tránh việc đặt hàng ở một nơi nhưng sử dụng hóa đơn GTGT từ nguồn khác cho hồ sơ hoàn ứng. Việc này có thể dẫn đến việc sử dụng hóa đơn từ các đơn vị đã bị khóa mã số thuế hoặc ngừng hoạt động (gọi chung là hóa đơn bất hợp pháp), gây ra rủi ro lớn về thuế cho doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn hạch toán tài khoản tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán ATC chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Nơi học kế toán uy tín tại Thanh Hóa

Nơi học kế toán uy tín ở Thanh Hóa

Lớp dạy kế toán tốt nhất ở Thanh Hóa