Cách hạch toán chi phí bảo dưỡng xe ô tô

Hoc kế toán thực hành ở thanh hóa

Đối với chi phí bảo dưỡng xe ô tô thì hạch toán như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây nhé!

1.Hướng dẫn cách hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô

Quy trình hạch toán kế toán giá thành sửa chữa ô tô là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước quan trọng từ việc xác định đối tượng tính giá thành dịch vụ sửa chữa đến việc phân bổ chi phí và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế VAT. Bằng cách tập hợp và tính toán chi phí trực tiếp như vật liệu, nhân công và chi phí gián tiếp như khấu hao tài sản, các doanh nghiệp sửa chữa ô tô có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán và quản lý tài chính của mình.

Hạch toán khi sửa chữa ô tô

Đối với hoạt động sửa chữa ô tô, gara ô tô việc xác định đối tượng tính giá thành  dịch vụ sửa chữa ô tô có thể được thực hiện theo từng chiếc xe cụ thể hoặc tính chung cho tất cả các xe. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể, kế toán doanh nghiệp sẽ phải thiết lập các thức tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô phù hợp.

Thường thì, các chủ doanh nghiệp muốn biết lãi/lỗ theo từng chiếc xe được sửa chữa, do đó kế toán cần phải tính dịch vụ sửa chữa ô tô giá thành cho từng chiếc xe. Trong trường hợp này, việc thiết lập để tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô theo từng chiếc xe có thể được thực hiện như sau:

Chi phí trực tiếp: Đây là các chi phí phát sinh trực tiếp theo từng chiếc xe cụ thể. Các chi phí này sẽ được tập hợp đích danh cho từng chiếc xe cụ thể.

Chi phí gián tiếp: Đây là các chi phí dùng chung cho nhiều chiếc xe. Để tính toán chi phí gián tiếp cho từng chiếc xe, cần thiết lập các tiêu chí phân bổ hợp lý.

Khi xe khách đến liên hệ, thợ chính sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng hư hỏng của xe và miêu tả công việc cụ thể cần thực hiện để sửa chữa, đồng thời thông báo cho khách hàng về tình trạng của xe.

Sau đó, khách hàng yêu cầu lập bảng báo giá cho các hạng mục sửa chữa hư hỏng đó. Khách hàng xem và duyệt bảng báo giá, sau đó bàn giao xe cho sửa chữa.

Tiếp theo, khi tiến hành lập kế hoạch sửa chữa, bạn cần xác định phần nào của công việc sẽ được gia công để sửa chữa, và phần nào cần thay mới phụ tùng thay thế. Các công đoạn này phải tuân thủ đúng quy trình được đề ra trước đó bởi các thợ chuyên nghiệp.

Khi việc sửa chữa hoàn tất, kế toán doanh nghiệp sẽ tổng hợp bảng vật liệu và nhân công cho việc sửa chữa xe đó. Bảng tổng hợp này sẽ được giao cho khách hàng, với hai bản được giữ lại: một bản cho khách hàng và một bản cho cơ sở sửa chữa, để làm căn cứ cho việc xuất hóa đơn sau này. Hoặc nếu cần, bạn cũng có thể lập hợp đồng và xuất hóa đơn theo hợp đồng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp quản lý.

Hạch toán khi mua bán phụ tùng

Khi phụ tùng sửa chữa xe được mua về và nhập kho, quy trình làm phiếu và nhập kho như sau:

Nếu hóa đơn mua vào (đầu vào) có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng và được thanh toán bằng tiền mặt:

Hóa đơn này phải được kẹp kèm với phiếu chi, phiếu nhập kho, biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho từ bên bán, và giấy đề nghị thanh toán. Nếu có, hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào cùng với nhau.

Trong trường hợp hóa đơn mua vào có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng:

Hóa đơn này phải được kẹp kèm với phiếu kế toán (hoặc phiếu hoạch toán), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho từ bên bán, giấy đề nghị chuyển khoản, và hợp đồng phô tô. Nếu có, thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào cùng với nhau.

Khi tiến hành chuyển tiền trả khách hàng: cần sử dụng Giấy báo Nợ.

Trong trường hợp chuyển khoản đi: sử dụng Ủy nhiệm chi.

Hạch toán khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe

• Đối với hóa đơn bán ra có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt:

Kẹp kèm theo Phiếu thu.

Đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, biên bản giao hàng (đối với ngành thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (đối với ngành xây dựng) phô tô.

Kẹp biên bản xác nhận khối lượng phô tô, hóa đơn sửa chữa ô tô, bảng quyết toán khối lượng phô tô (nếu có).

Hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào nếu có.

• Trong trường hợp hóa đơn bán ra có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên:

Kẹp kèm theo phiếu kế toán (hoặc phiếu hạch toán).

Đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng (đối với ngành thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (đối với ngành xây dựng) phô tô.

Kẹp biên bản xác nhận khối lượng phô tô, hóa đơn sửa chữa ô tô, bảng quyết toán khối lượng (nếu có).

Hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào (nếu có).

Khi đối tác chuyển giao vào tài khoản của công ty:

Sử dụng Giấy báo có Nợ tài khoản 621 (có mã chi phí theo dõi riêng cho từng biển số xe).

Có tài khoản 152.

Hạch toán chi phí nhân công sửa chữa xe

Hợp đồng lao động và sao phô tô của Chứng minh thư nhân dân kèm theo.

Bảng chấm công hàng tháng.

Bảng lương đi kèm với bảng chấm công cho tháng tương ứng.

Phiếu chi thanh toán lương hoặc các tài liệu từ ngân hàng xác nhận nếu thanh toán lương bằng tiền gửi.

Chữ ký được đặt trên tất cả các tài liệu.

Lưu ý: Nếu thiếu bất kỳ một trong các thủ tục trên, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí này vì coi rằng bạn đang đưa ra thông tin chi phí giả mạo và có thể bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.

Nợ tài khoản 622 và có tài khoản 334.

Hạch toán chi phí sản xuất chung

Đây là chi phí khấu hao tài sản, bao gồm máy móc thiết bị phụ như xe nâng, xe cẩu, cũng như công cụ dụng cụ như cà lê, mỏ lết, đũa vặn và các chi phí chung khác như điện nước.

Để ghi nhận các khoản này:

Nợ tài khoản 627 để ghi nhận chi phí khấu hao tài sản.

Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận chi phí khấu hao công cụ dụng cụ.

Có các tài khoản sau:

TK 111 (Tiền mặt hoặc tương đương).

TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).

TK 331 (Phải trả ngắn hạn).

TK 142 (Nợ phải trả khác).

TK 242 (Các khoản phải thu khác).

Các công cụ dụng cụ và tài sản cố định được phân bổ và theo dõi theo Quyết định 45 tùy thuộc vào việc sử dụng bộ phận nào, và việc phân bổ sẽ được thực hiện tương ứng với từng bộ phận đó.

Hạch toán trường hợp chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT

Nợ tài khoản 154 để ghi nhận chi phí chờ sửa chữa và chưa xuất hóa đơn VAT.

Có tài khoản 621 để ghi nhận nợ tài khoản liên quan đến chi phí sửa chữa.

Có tài khoản 622 để ghi nhận nợ tài khoản liên quan đến chi phí khác, có thể là các chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa.

Có tài khoản 627 để ghi nhận chi phí khấu hao tài sản.

Hạch toán khi sửa chữa xong và ra xưởng

Gửi cho khách hàng bảng kết toán phí sửa chữa.

Gửi hóa đơn VAT cho khách hàng.

Gửi phiếu giao xe cho khách hàng, xác nhận việc sửa chữa đã hoàn tất và xe đã sẵn sàng được trả lại.

Hạch toán xuất hóa đơn tài chính GTGT

• Nội dung xuất hóa đơn sửa chữa ô tô (chi phí sửa chữa ô tô) là sửa chữa xe có biển số abc theo bảng quyết toán vào ngày/ tháng/ năm.
• Công nợ được ghi vào các tài khoản 111, 112, và 131. Có sự thu chi được ghi vào tài khoản 511. Đồng thời, cũng có ghi nhận vào tài khoản 33311.

Hạch toán khi tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô

• Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 632 là số tiền chi phí cần thanh toán. Số tiền 154 được ghi vào tài khoản này, đại diện cho chi phí của việc xe ra xưởng sửa chữa.

Hạch toán kết chuyển giá vốn, chi phí quản lý, chi phí tài chính, chi phí khác

• Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 911 là số tiền cần thanh toán. Số tiền này được ghi vào tài khoản 632, 635, 642, 641 và 811.

Hạch toán kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu khác, doanh thu tài chính

• Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 511, 515, và 711 là các khoản phải thanh toán. Đồng thời, có số tiền được ghi vào tài khoản 911.

Lưu ý: Khi xuất hóa đơn GTGT, cần phải đính kèm bảng kê chi tiết công việc như linh kiện, công thợ để làm căn cứ cho việc xuất kho.

2. Cách hạch toán chi phí bảo dưỡng xe ô to

Hạch toán chi phí bảo dưỡng xe ô tô bao gồm các bước sau:

Xác định chi phí bảo dưỡng: Bao gồm chi phí vật liệu (nhớt, dầu, phụ tùng thay thế), chi phí nhân công và các chi phí phát sinh khác (dụng cụ, máy móc).

Ghi nhận chi phí:

Mua vật liệu:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (hoặc TK 153 – Công cụ, dụng cụ nếu vật liệu có giá trị nhỏ).

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Chi phí nhân công:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Chi phí dụng cụ, máy móc:

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (nếu sử dụng máy móc cho nhiều công trình).

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

Kết chuyển chi phí:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Có TK 621, 622, 623 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công.

Ghi nhận chi phí bảo dưỡng vào chi phí sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 641, 642 – Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng xe).

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Kê khai và nộp thuế: Nếu chi phí bảo dưỡng có thuế GTGT, hạch toán:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Quy trình cách hạch toán chi phí sửa chữa xe ô tô này giúp đảm bảo chi phí bảo dưỡng xe ô tô được ghi nhận đúng và đầy đủ, hỗ trợ việc quản lý tài chính và lập báo cáo.

3. Chi phí sửa xe hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí sửa chữa xe ô tô được hạch toán vào các tài khoản phù hợp tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe và tính chất chi phí. Dưới đây là các tài khoản thường được sử dụng:

Nếu xe sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Chi phí sửa chữa nhỏ(chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa nhỏ lẻ):

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 641 – Chi phí bán hàng nếu xe sử dụng cho hoạt động bán hàng).

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Chi phí sửa chữa lớn(chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp cải tạo):

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (khi phát sinh chi phí).

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Sau khi hoàn thành sửa chữa lớn, kết chuyển:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.

Nếu xe sử dụng cho hoạt động dịch vụ sửa chữa:

Chi phí sửa chữa nhỏ:

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (nếu xe sử dụng cho hoạt động thi công, dịch vụ).

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Chi phí sửa chữa lớn:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (khi phát sinh chi phí).

Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Ngân hàng, Phải trả người bán.

Sau khi hoàn thành sửa chữa lớn, kết chuyển:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.

Lưu ý rằng việc phân loại và hạch toán chi phí sửa chữa cần tuân thủ các quy định kế toán và chính sách tài chính của doanh nghiệp cũng như các quy định pháp luật hiện hành.

4. Cách xuất hóa đơn sửa chữa xe ô tô có bảo hiểm

Để xuất hóa đơn sửa chữa xe ô tô có bảo hiểm, bạn cần thực hiện các bước sau:

Xác định chi phí sửa chữa: Tổng hợp các chi phí liên quan đến việc sửa chữa xe ô tô, bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, và các chi phí phát sinh khác.

Lập biên bản nghiệm thu sửa chữa: Sau khi hoàn thành sửa chữa, lập biên bản nghiệm thu sửa chữa xe ô tô có sự xác nhận của cả khách hàng và bên bảo hiểm (nếu có).

Lập hóa đơn:

Thông tin trên hóa đơn:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của gara ô tô.

Tên, địa chỉ của khách hàng (chủ xe).

Ngày lập hóa đơn.

Mô tả dịch vụ sửa chữa và các phụ tùng thay thế.

Tổng số tiền sửa chữa (bao gồm cả thuế GTGT).

Tách riêng phần bảo hiểm và phần khách hàng trả:

Nếu chi phí sửa chữa được bảo hiểm chi trả một phần, hóa đơn cần ghi rõ phần chi phí mà bảo hiểm sẽ thanh toán và phần chi phí khách hàng phải trả thêm (nếu có).

Gửi hóa đơn:

Gửi hóa đơn cho khách hàng (chủ xe) và bản sao hóa đơn cho công ty bảo hiểm.

Kê khai và nộp thuế:

Hóa đơn sửa chữa xe ô tô có bảo hiểm phải được kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành của pháp luật.

Trên đây là cách hạch toán đối với kế toán gara ô tô, kế toán ATC chúc các bạn thành thạo nghiệp vụ. Chúc các bạn học tập và làm việc hiệu quả nhé!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

 ( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Noi day ke toan tot nhat o Thanh Hoa

Trung tâm dạy kế toán tổng hợp tại Thanh Hóa