Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

Học kế toán ở thanh hóa

Doanh nghiệp của bạn lựa chọn phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho? Bạn đã biết cách hạch toán theo phương pháp này chưa? Nếu chưa hãy cùng kế toán ATC đi tìm hiểu nhé!

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Hàng tồn kho là những tài sản lưu giữ trong kho để bán ra sau hoặc sử dụng làm nguyên liệu sản xuất trong quá trình kinh doanh, bao gồm:

• Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
• Hàng hóa đang vận chuyển.
• Sản phẩm chưa hoàn thiện.
• Thành phẩm, hàng hóa sẵn sàng bán và hàng gửi bán.
• Hàng hóa lưu trữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Kiểm kê định kỳ là quá trình kiểm tra và đánh giá tài sản để xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và so sánh với số liệu kế toán đã ghi chép. Khác với việc kiểm kê liên tục, kiểm kê định kỳ chỉ được thực hiện vào đầu và cuối kỳ, phản ánh giá trị hàng tồn kho dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ.

Khái niệm

Phương pháp kiểm kê định kỳ là cách hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để cập nhật giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị của hàng hóa và vật tư đã xuất.

Đây là phương pháp cơ bản mà các kế toán kho cần nắm vững.

Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Kiểm kê định kỳ được thực hiện vào đầu và cuối kỳ.
• Theo phương pháp này, công ty chỉ biết được mức tồn kho và giá vốn hàng bán sau khi hoàn tất kiểm kê.
• Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị thấp, đa dạng về chủng loại, số lượng lớn, hoặc trong doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm.

2. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Như đã nêu trước đó, hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, và các tài sản khác khi xuất kho không được theo dõi liên tục mà được cập nhật và đánh giá vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.

Công thức tính giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ như sau:

Giá trị hàng xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không yêu cầu phải theo dõi chi tiết từng danh mục hàng hóa mà tập trung vào việc xác định giá trị tồn kho cuối cùng, điều này mới là mối quan tâm chính của doanh nghiệp.

3. Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Có nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho, và mỗi phương pháp yêu cầu một cách hạch toán khác nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán cơ bản khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho hàng tồn kho:

Đầu kỳ kế toán:

Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, và hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), ghi:

• Nợ vào TK 611 – Mua hàng
• Có vào TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

Trong kỳ kế toán:

Khi mua thêm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc hàng hóa, kế toán ghi:

• Nợ vào TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)
• Nợ vào TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có vào TK 331, 111, 112

Nếu được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc trả lại hàng kém chất lượng, kế toán sẽ điều chỉnh trực tiếp trên tài khoản 611:

• Nợ vào TK 111, 112, 331
• Có vào TK 133
• Có vào TK 611

Cuối kỳ:

Kế toán kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, và hàng hóa tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), ghi:

• Nợ vào TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
• Có vào TK 611 – Mua hàng (6111)

Cùng lúc đó, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:

• Nợ vào các TK 621, 627, 641, 642…
• Nợ vào TK 128, 222
• Có vào TK 611

4. Hướng dẫn hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

4.1 Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau

Dựa vào hóa đơn mua hàng của hàng hóa chưa nhập kho và nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang trên đường (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 331: Phải trả cho người bán hoặc các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK 141, v.v.

Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, giá trị hàng hóa sẽ bao gồm cả thuế GTGT.

Khi hàng đã nhập kho và căn cứ vào hóa đơn cùng phiếu nhập kho vào tháng sau, hạch toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 152, TK 153, TK 156: Giá trị hàng hóa (tùy theo loại hàng hóa, nguyên vật liệu, hoặc công cụ dụng cụ).
• Có TK 151: Giá trị hàng mua đang trên đường.

4.2 Trường hợp hàng và hóa đơn về cùng lúc

Khi thực hiện mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hoặc hàng hóa, hạch toán sẽ được thực hiện theo các trường hợp sau:

Nếu hàng hóa được nhập kho:

• Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
• Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
• Nợ TK 156: Hàng hóa

Nếu hóa đơn đã nhận nhưng hàng chưa về kho:

• Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nếu nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ được đưa trực tiếp vào sản xuất hoặc sử dụng mà không qua kho:

• Nợ TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 242: Tùy thuộc vào loại chi phí hoặc tài sản
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có các TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, v.v.: Tổng giá thanh toán hàng hóa

4.3 Một số tình huống phát sinh sau mua

Khi kế toán thực hiện việc trả lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hoặc hàng hóa cho người bán, hạch toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
• Có TK 152: Nguyên vật liệu (nếu còn tồn kho)
• Có TK 153: Công cụ dụng cụ
• Có TK 156: Hàng hóa
• Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán sau khi mua:

• Nợ TK 111, TK 112, TK 331, v.v.: Số tiền thanh toán sau chiết khấu
• Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (nếu nguyên vật liệu còn tồn kho)
• Có TK 621, TK 623, TK 627, TK 154: Nếu nguyên vật liệu đã được sử dụng cho sản xuất
• Có vào TK 241: Nếu nguyên vật liệu đã được sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng (xây dựng cơ bản dở dang)
• Có vào TK 632: Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm từ nguyên vật liệu đó đã được tiêu thụ trong kỳ)
• Có TK 641, TK 642: Nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động bán hàng và quản lý
• Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền cho người bán và nhận chiết khấu thanh toán:

• Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
• Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán)

Khi thanh lý hoặc bán công cụ dụng cụ không cần sử dụng:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 153: Công cụ, dụng cụ

Để phản ánh doanh thu từ việc bán công cụ dụng cụ:

• Nợ TK 111, TK 112, TK 131: Các tài khoản liên quan đến tiền thu được
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)
• Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

4.4 Hạch toán hàng gửi bán

Khi gửi hàng hóa cho khách hàng, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
• Có TK 156: Hàng hóa (hoặc TK 155 nếu là hàng hóa trong quá trình chế biến)

Nếu hàng hóa đã gửi cho khách thành công nhưng chưa xác định là đã bán trong kỳ, hạch toán sẽ là:

• Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Khi hàng hóa đã bán và được xác định là doanh thu trong kỳ, thực hiện hạch toán theo quy trình thông thường cho doanh thu và giá vốn hàng bán.

Nếu khách hàng trả lại hàng:

• Nếu hàng có thể sửa chữa hoặc bán lại:
  • Nợ TK 156: Hàng hóa (hoặc TK 155 nếu là hàng trong quá trình chế biến)
  • Có TK 157: Hàng gửi đi bán
• Nếu hàng không thể bán hoặc sửa chữa:
  • Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
  • Có TK 157: Hàng gửi đi bán

4.5 Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh của tài khoản 154

Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển các chi phí liên quan đến nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng tập hợp chi phí vào TK 154. Đặc biệt, phần chi phí vượt mức bình thường cần được hạch toán riêng biệt vào TK 632. Cụ thể:

• Nợ vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (cho phần chi phí nguyên liệu, nhân công vượt mức bình thường và phần chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ vào giá thành sản phẩm)
• Có TK 621, TK 622, TK 627

Lưu ý:

Nếu sản lượng thực tế sản xuất đạt hoặc vượt công suất bình thường, toàn bộ chi phí sản xuất chung được chuyển vào TK 154. Ngược lại, nếu sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường, chỉ phần chi phí sản xuất chung tương ứng với công suất bình thường được chuyển vào TK 154. Phần chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ sẽ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ.

Khi xuất nguyên liệu, vật liệu cho gia công và nhập lại kho, hạch toán như sau:

• Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Khi xác định giá thành sản phẩm thực tế nhập kho trong kỳ, thực hiện hạch toán:

• Nợ TK 155: Thành phẩm
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

4.6 Hạch toán thành phẩm

Khi nhập kho thành phẩm, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 155: Thành phẩm
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Khi xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng, giá vốn của thành phẩm xuất bán được ghi nhận:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 155: Thành phẩm

Đối với hàng hóa bất động sản, trước khi bán, kế toán cần trích trước chi phí giá vốn vào TK 335 – Chi phí phải trả:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 335: Chi phí phải trả

Các chi phí đầu tư xây dựng thực tế đã được chứng từ đầy đủ và nghiệm thu sẽ được tập hợp vào chi phí đầu tư xây dựng bất động sản như sau:

• Nợ vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có các tài khoản liên quan (như TK 331, TK 111, TK 112, v.v.)

Khi các khoản chi phí trích trước đã được nghiệm thu, kế toán thực hiện định khoản:

• Nợ TK 335: Chi phí phải trả
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Khi toàn bộ dự án bất động sản hoàn thành, kế toán sẽ thực hiện quyết toán và điều chỉnh số dư của các khoản chi phí trích trước, cụ thể:

• Nợ TK 335: Chi phí phải trả
• Có vào TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Có TK 632: Giá vốn hàng bán (đối với phần chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại và chi phí thực tế phát sinh)

Trên đây là cách hạch toán kiểm tra hàng tồn kho định kỳ, kế toán ATC chúc các bạn áp dụng thành công!

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tâm học kế toán cấp tốc ở Thanh Hóa

Nơi dạy kế toán uy tín tại Thanh Hóa